Αυτό το άρθρο προορίζεται για τις μικρές επιχειρήσεις γιατί συνήθως αυτές έχουν περιορισμένους πόρους. Για αυτό τον λόγο, πρέπει να βρουν τρόπους και εργαλεία που θα κάνουν παραγωγικότερη και αποδοτικότερη την καθημερινή εργασία.
Επίσης θα φανεί χρήσιμο στις νεοφυείς επιχειρήσεις (startups) γιατί ξεκινούν σαν μικρές επιχειρήσεις με στόχο την πολύ γρήγορη ανάπτυξη τους. Ο καλύτερος τρόπος να γίνει αυτό, είναι με την εκμετάλλευση της ψηφιακής τεχνολογίας και την μόχλευση των δωρεάν εργαλείων που προσφέρει.
Γενικές Πληροφορίες
Τα τελευταία χρόνια καθιερώθηκε το λογισμικό τύπου SaaS (Software as a Service). Δηλαδή, οι παραγωγοί λογισμικού σταμάτησαν να πουλάνε το λογισμικό και το παρέχουν σαν υπηρεσία, με μηνιαίο ή ετήσιο αντίτιμο. Σε πολλές περιπτώσεις, ο ανταγωνισμός τους αναγκάζει να παρέχουν μία εισαγωγική βαθμίδα χρήσης του λογισμικού, εντελώς δωρεάν.
Ειδικά οι μικρές επιχειρήσεις, έχουν μεγάλο όφελος από αυτές τις δωρεάν παροχές. Αυτό συμβαίνει επειδή πολλές φορές, καλύπτουν πλήρως (ή τουλάχιστον κατά σημαντικό ποσοστό) τις ανάγκες τους με την δωρεάν υπηρεσία και δεν χρειάζεται να αναβαθμίσουν σε πληρωμένη συνδρομή.
Η δουλειά μου με φέρνει σε καθημερινή επαφή με τέτοιου είδους εργαλεία και κάθε εβδομάδα δοκιμάζω τουλάχιστον 2-3 νέα. Σκέφτηκα να βοηθήσω τις μικρές επιχειρήσεις με μία συνοπτική λίστα τέτοιων εργαλείων που θα μπορούσαν να καλύψουν καθημερινές ανάγκες τους. Για να μην μπλέξουμε με πολλές κατηγορίες, έχω χωρίσει τα εργαλεία σε 2 κατηγορίες:
- Παραγωγικότητα
- Μάρκετινγκ
1, Παραγωγικότητα
1. Slack
Είναι το απόλυτο εργαλείο επικοινωνίας για ομάδες εργαζόμενων και φυσικά για επιχειρήσεις. Στέλνετε και λαμβάνετε μηνύματα, κάνετε κλήσεις, μοιράζεστε αρχεία και το σημαντικότερο μπορεί να συνδυαστεί και να συνεργαστεί με δεκάδες άλλες εφαρμογές (Apps).
2. Zapier
Το Zapier είναι το εργαλείο που σας επιτρέπει να συνδέσετε διάφορες εφαρμογές ή εργαλεία (Apps) και να αυτοματοποιήσετε ροές εργασίας. Μπορείτε να επιτρέψετε στις εφαρμογές να μοιράζονται δεδομένα ή να μεταφέρονται πληροφορίες από μία εφαρμογή σε μία άλλη. Όλα αυτά χωρίς να απαιτείται να γνωρίζετε προγραμματισμό!
3. Evernote
Θεωρείται το απόλυτο εργαλείο σημειώσεων. Το βρίσκω ιδιαίτερα χρήσιμο για να αποθηκεύω τα μεγάλα αρχεία PDF που βρίσκω στο διαδίκτυο. Αν μάλιστα σας κάνει προσφορά δωρεάν αναβάθμισης για 12 μήνες, θα εκμεταλλευτείτε και την δυνατότητα σημειώσεων πάνω στα αρχεία PDF.
Σημαντική ευκολία προσφέρει η δυνατότητα χρήσης ετικετών (tags) για να ταξινομήσετε αυτά που αποθηκεύετε.
4. IFTTT
IFTTT σημαίνει If This Then That. Με απλά λόγια προσφέρει συνταγές αυτοματοποίησης ψηφιακών διαδικασιών. Υπάρχει μεγάλη ποικιλία έτοιμων συνταγών αλλά μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τις δικές σας συνταγές, με την χρήση δικών σας παραμέτρων.
5. Dropbox
Η διάσημη εφαρμογή για να μοιράζεστε αρχεία οποιασδήποτε μορφής, με πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες, υπαλλήλους.
6. Pocket
Το Pocket είναι το εργαλείο που χρησιμοποιώ για να αποθηκεύω τα μεγάλα άρθρα που βρίσκω και θέλω να διαβάσω αργότερα. Επίσης χρησιμεύει για την αποθήκευση video. Μπορείτε να το εγκαταστήσετε σαν App και στο smartphone ή στο Tablet, και αυτό σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση παντού ακόμη και offline!
Φυσικά υπάρχει η δυνατότητα των ετικετών (tags) σε αυτά που αποθηκεύετε για να βρίσκετε εύκολα τις πληροφορίες που θέλετε.
7. Trello
Το Trello είναι ένα εργαλείο παραγωγικότητας και συνεργασίας. Σας βοηθάει να οργανώσετε και να παρακολουθήσετε την πορεία και την εξέλιξη ενός έργου. Είναι δηλαδή, ένα εργαλείο Διαχείρισης Έργου ή Project Management.
Εδώ θα βρείτε το σχετικό άρθρο μου με περισσότερες πληροφορίες:
Η Google προσφέρει μία μεγάλη ποικιλία ψηφιακών εργαλείων. Όλοι γνωρίζετε το Gmail, ίσως το διασημότερο εργαλείο ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Αν έχετε λογαριασμό Google, τότε έχετε πρόσβαση και στα υπόλοιπα εργαλεία. Ενδεικτικά αναφέρω το Ημερολόγιο (δεν χρειάζεται εξήγηση) και το Google Drive στο οποίο οδηγεί ο παραπάνω σύνδεσμος. Το τελευταίο περιλαμβάνει δωρεάν online εργαλεία τύπου Office, με Έγγραφα, Υπολογιστικά φύλλα (spreadsheet) και Διαφάνειες (εργαλείο παρουσιάσεων)
Πολλές επιχειρήσεις βρίσκουν χρήσιμη την πλατφόρμα Google Hangouts η οποία χρησιμεύει για επικοινωνία τύπου Skype, αλλά επίσης χρησιμοποιείται για online εκπαιδεύσεις και σεμινάρια.
9. eBay
Το eBay είναι μία online πλατφόρμα αγοραπωλησιών. Θα σας επιτρέψει να βρείτε προϊόντα και προμηθευτές σε τιμές έως και εξευτελιστικά χαμηλές. Αν πιστεύετε ότι έχετε κάποιο ανταγωνιστικό προϊόν μπορείτε να δοκιμάσετε την τύχη σας και σαν πωλητής.
Εναλλακτική λύση: Δοκιμάστε και το AliExpress
10. PayPal
Το PayPal είναι μία ψηφιακή πλατφόρμα πληρωμών και εισπράξεων. Θα σας φανεί χρήσιμο αν θέλετε να λειτουργήσετε σαν αγοραστής ή πωλητής σε διεθνές επίπεδο. Με μία μικρή προμήθεια, θα εξασφαλίσετε τις πληρωμές σας χωρίς να ανησυχείτε για τις αυξομειώσεις των συναλλαγματικών ισοτιμιών.
11. Grammarly
Αν απαιτείται να γράφετε στα Αγγλικά για επαγγελματικούς λόγους, θα θέλατε να εκτεθείτε όσο το δυνατό λιγότερο από τα τυχόν ορθογραφικά ή συντακτικά λάθη σας. Στον τομέα της ορθογραφίας θα σας βοηθήσει οποιοσδήποτε κειμενογράφος, αλλά το Grammarly θα σας προσφέρει πολύ περισσότερα από αυτόν. Επιπλέον, λειτουργεί και μέσα στα social media (π.χ. όταν γράφετε ένα μήνυμα στο LinkedIn)
12. Fiverr
Το Fiverr είναι μία online πλατφόρμα όπου μπορείτε να βρείτε ελεύθερους επαγγελματίες κάθε ειδικότητας. Εξυπηρετεί κυρίως για δουλειές που μπορούν να γίνουν από απόσταση όπως γραφιστική, προγραμματισμός, μεταφράσεις, δημιουργία video κλπ. Εδώ θα βρείτε επαγγελματίες κάθε βαθμού εμπειρίας και προφανώς αντίστοιχες τιμές.
Εναλλακτική λύση: Upwork
2. Μάρκετινγκ
Το website είναι η βιτρίνα του 21ου αιώνα. Το WordPress.com θα σας βοηθήσει να φτιάξετε το πρώτο σας website, μάλλον εύκολα και σίγουρα οικονομικά. Μπορείτε μάλιστα να ξεκινήσετε με ένα δωρεάν website αν δεν σας ενοχλεί ότι περιλαμβάνει την λέξη wordpress στο domain name και ότι εμφανίζει ένα μήνυμα της WordPress στο κάτω μέρος της σελίδας.
Για παράδειγμα δείτε το δικό μου website: www.oxamanaman.gr
Στο WordPress. com δουλεύετε με θέματα (υπάρχει μεγάλη ποικιλία από δωρεάν θέματα) τα οποία τροποποιείτε για να τα προσαρμόσετε στις ανάγκες σας. Είναι σημαντικό ότι δεν απαιτείται να φροντίσετε για φιλοξενία του website (το αντίθετο συμβαίνει με το WordPress.org) αφού περιλαμβάνεται ακόμη και στο δωρεάν πακέτο.
2. Wix
Παρόμοιο με το WordPress με μερικές σημαντικές διαφορές:
- Όλα τα templates (το αντίστοιχο με τα θέματα του WordPress) είναι δωρεάν.
- Τα templates δείχνουν πολύ πιο σύγχρονα και ποιοτικά από αυτά του WordPress.
- Έχετε πολύ περισσότερες δυνατότητες μετατροπών σε ένα template του Wix, από ότι έχετε στα θέματα του WordPress.
- Όταν αποφασίσετε να αναβαθμίσετε σε πληρωμένη συνδρομή με το δικό σας domain name, θα σας κοστίσει ακριβότερα από ότι στο WordPress.com (η ποιότητα πληρώνεται).
- Αν δεν τα καταφέρνετε ή δεν θέλετε να ασχοληθείτε πολύ, υπάρχει αυτόματος βοηθός, ο οποίος θα σας κάνει μερικές ερωτήσεις και μετά θα αναλάβει κάποιο τμήμα της δουλειάς.
Όταν έχετε website, ένα από τα βασικά ενδιαφέροντα σας είναι η επισκεψιμότητα του. Το Google Analytics θα σας βοηθήσει να την κατανοήσετε ποσοτικά και ποιοτικά. Οι μετρήσεις του θα σας βοηθήσουν να βγάλετε συμπεράσματα για την απόδοση ή όχι των διαφόρων ενεργειών σας. Είναι πολύ χρήσιμο ότι βλέπετε από που προέρχεται η κάθε επίσκεψη και αυτό βοηθάει να κατανοήσετε την απόδοση και την χρησιμότητα κάθε καμπάνιας.
4. Bitly
Τι προσφέρει το Bitly:
- Λειτουργεί σαν URL shortener.
- Μετά την κοινοποίηση του συνδέσμου, το Bitly αναλαμβάνει να παρακολουθεί την δραστηριότητα και η βασική πληροφορία που δίνει είναι ο αριθμός των click στον κάθε σύνδεσμο (για τις τελευταίες 30 ημέρες στην δωρεάν έκδοση).
Εδώ θα βρείτε το σχετικό άρθρο μου με περισσότερες πληροφορίες.
5. Buffer
Το Buffer είναι ένα εργαλείο Social Media management που σας επιτρέπει να προγραμματίσετε αναρτήσεις στα κυριότερα κοινωνικά δίκτυα. Ταυτόχρονα λειτουργεί σαν URL shortener και προσφέρει στοιχειώδη analytics για να παρακολουθήσετε την αλληλεπίδραση του ακροατηρίου με τις αναρτήσεις σας.
Στην δωρεάν έκδοση επιτρέπει προγραμματισμό έως 10 αναρτήσεων.
Εδώ θα βρείτε το σχετικό άρθρο μου με περισσότερες πληροφορίες.
6. Hootsuite
Άλλο ένα εργαλείο Social Media management, με σημαντικές διαφορές από το Buffer. Δεν έχει περιορισμό 10 προγραμματισμένων αναρτήσεων. Θα φανεί πολύ χρήσιμο αν έχετε δραστηριότητα στο Twitter.
7. Sniply
Το Sniply προσφέρει δύο σημαντικές και χρήσιμες λειτουργίες επιπλέον από το Bitly. Δηλαδή:
- Δημιουργεί σύντομους συνδέσμους.
- Καταγράφει τα κλικ που γίνονται στους συνδέσμους αυτούς.
- Προβάλει το μήνυμα και την φίρμα σας πάνω στο άρθρο που κοινοποιείτε καθώς και το δικό σας Call To Action (CTA).
- Παρακολουθεί την δραστηριότητα των χρηστών σχετικά με το CTA.
Εδώ θα βρείτε το σχετικό άρθρο μου με περισσότερες πληροφορίες.
8. Feedly
Το Feedly είναι ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει στην συγκέντρωση των άρθρων που δημοσιεύονται σε διάφορες πηγές. Με απλά λόγια, το Feedly βασίζεται στην τροφοδότηση από τα RSS των website και blog που θα υποδείξετε και σας φέρνει τα άρθρα που βρίσκει, συγκεντρωμένα σε μία εύχρηστη πλατφόρμα.
Αυτά τα άρθρα μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε είτε για προσωπική σας πληροφόρηση, είτε να τα κοινοποιήσετε στο ακροατήριο σας μέσω των social media.
Εδώ θα βρείτε το σχετικό άρθρο μου με περισσότερες πληροφορίες.
9. HubSpot CRM
Ένα πρόγραμμα Customer Relationship Management (CRM) είναι ένα απαραίτητο εργαλείο σε κάθε είδους επιχείρηση. Αυξάνει την παραγωγικότητα αλλά είναι ιδιαίτερα χρήσιμο και για το μάρκετινγκ της επιχείρησης. Οι περισσότερες επιχειρήσεις B2C θα το βρούνε χρήσιμο αλλά θεωρείται απαραίτητο σε επιχειρήσεις B2B και B2G.
Το συγκεκριμένο πρόγραμμα είναι μάλλον η καλύτερη δωρεάν λύση που κυκλοφορεί. Αν δεν σας καλύψει δοκιμάστε και το Zoho.
10. Scoop.it
Ένα από τα καλύτερα εργαλεία για content curation και ειδικότερα για την συλλογή άρθρων. Έχετε την δυνατότητα για την επισήμανση των άρθρων με tags (ετικέτες) της επιλογής σας. Αυτές θα σας βοηθήσουν να ξαναβρείτε ενδιαφέροντα άρθρα όταν το θελήσετε.
Επειδή όμως λειτουργεί και σαν κάποιου είδους κοινωνικό δίκτυο (αφού οι άλλοι επισκέπτονται τους πίνακες σας και κάνουν like ή σχολιάζουν) τα tags θα βοηθήσουν και τους επισκέπτες σας.
11. Canva
Το Canva σας προσφέρει 2 βασικές δυνατότητες:
- Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε εικόνες που θα καλύψουν συγκεκριμένες διαστάσεις σε περιπτώσεις όπως διαφημίσεις Facebook, Twitter header, Social Media Post, Flyer κλπ.
- Σας επιτρέπει να συνδυάσετε κείμενα με τις εικόνες σας για να δημιουργήσετε εντυπωσιακά αποτελέσματα.
Εδώ θα βρείτε το σχετικό άρθρο μου με περισσότερες πληροφορίες.
12. Google Alerts
Το Google Alerts είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο που ανήκει στην ομάδα εργαλείων της Google και πολλοί αγνοούν την ύπαρξη του. Σας επιτρέπει να εκμεταλλευτείτε την αναζήτηση της Google με έναν αυτοματοποιημένο και προρυθμισμένο τρόπο.
Θα το χρησιμοποιήσετε εισάγοντας λέξεις-κλειδιά που σας ενδιαφέρουν, για να σας ενημερώνει (καθημερινά ή εβδομαδιαία) για νέα άρθρα που τις περιλαμβάνουν.
Επίσης θα το χρησιμοποιήσετε για να ενημερώνεστε σχετικά με αναφορές στο όνομα σας, την επιχείρηση σας ή κάποιο συγκεκριμένο προϊόν/υπηρεσία.
Εδώ θα βρείτε το σχετικό άρθρο μου με περισσότερες πληροφορίες.
13. Mailchimp
Το Email Marketing είναι η δραστηριότητα του Ψηφιακού Μάρκετινγκ (Digital Marketing) με το υψηλότερο ROI.
Το Mailchimp είναι η γνωστότερη πλατφόρμα για email marketing. Υποστηρίζει απόλυτα νόμιμες διαδικασίες (όχι spam) και για τον λόγο αυτό ζητάει την ρητή συναίνεση του συνδρομητή. Μπορεί να ενσωματωθεί στο website ή/και στην Facebook σελίδα σας. Θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μία λίστα συνδρομητών και με τα templates που διαθέτει θα δημιουργήσετε ενδιαφέροντα newsletter.
Συμπέρασμα
Δεν έχουν περάσει πάνω από 10-15 χρόνια, που η πλειοψηφία των επιχειρήσεων δούλευε χωρίς την βοήθεια της ψηφιακής τεχνολογίας. Σήμερα, πρέπει να είναι ελάχιστες οι επιχειρήσεις που δεν εκμεταλλεύονται το internet και τα ψηφιακά εργαλεία για τις καθημερινές εργασίες τους. Πραγματικά απορώ αν αυτές οι επιχειρήσεις καταφέρνουν να είναι ανταγωνιστικές.
Τα παραπάνω εργαλεία είναι ένα μικρό δείγμα από το πλήθος των διαθέσιμων επιλογών. Καλύπτουν τους κυριότερους τομείς των δραστηριοτήτων μίας επιχείρησης. Είμαι σίγουρος ότι αφού περάσετε ένα μικρό χρονικό διάστημα εξοικείωσης μαζί τους, θα καταφέρετε να αυξήσετε την παραγωγικότητα σας και να μειώσετε τα κόστη σας.
Αν αντιμετωπίσετε οποιοδήποτε πρόβλημα ή δυσκολία με κάποιο από τα προτεινόμενα εργαλεία, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.
Τέλος, αν βρήκατε κάποια χρησιμότητα στο άρθρο αυτό, επιλέξτε το «Like» για να καταλάβουν και οι επόμενοι επισκέπτες ότι είναι χρήσιμο. Ακόμη καλύτερα, κοινοποιήστε το άρθρο στους συνεργάτες σας.
PANTELIS CHIOTELLIS